Traitement des réservations

Processus de réservation instantané

Rentals United vous permet de définir la politique de réservation de Vrbo pour vos annonces. Vous pouvez sélectionner le mode de réservation pour chaque ID d'annonceur Vrbo et cela affectera tous vos biens affectés à cet ID d'annonceur Vrbo. Vous pouvez choisir entre les réservations instantanées et le devis et la mise en attente. Voir ici.

Si vous utilisez les réservations instantanées, vos invités verront l'option Réserver maintenant sur le site Vrbo.

  1. Un client accède à la page de réservation sur le site Vrbo et réserve son séjour en cliquant sur l'option Réserver maintenant.

  2. Vrbo vérifie auprès de Rentals United si la propriété est disponible pour les dates et le nombre d'invités sélectionnés. Aucune information sur les prix n'est envoyée à Vrbo au cours du processus de réservation.

  3. Rentals United confirme si le bien est disponible ou non.

  4. Si la propriété est disponible à la location, l'hôte complète le processus de réservation sur le site web Vrbo en fournissant ses données personnelles.

  5. Vrbo insère une réservation sur Rentals United.

Demande de réservation

Rentals United vous permet de définir la politique de réservation de vos annonces. Vous pouvez sélectionner le mode de réservation pour chaque ID d'annonceur Vrbo et cela affectera tous vos biens affectés à cet ID d'annonceur Vrbo. Vous pouvez choisir entre les réservations instantanées et le devis et la mise en attente. Voir ici.

Notez qu'il appartient à Vrbo d'accepter que vos biens soient sur Quote & Hold et que Rentals United n'a aucune influence sur ce point.

Lorsque la politique de réservation est définie sur Devis et mise en attente, aucune réservation instantanée n'est possible. Au lieu de cela, les clients peuvent créer une demande de réservation lorsqu'ils visitent votre propriété sur Vrbo. Vous disposez de 24 heures pour confirmer ou refuser une demande de réservation. Vous pouvez utiliser ce temps pour la vérification des invités, par exemple.

Pour Vrbo, les demandes peuvent être différenciées des pistes par le texte dans les commentaires "Ceci est une demande de réservation". Confirmez ou rejetez-la dans les plus brefs délais".

Lors de la réservation d'une propriété, l'invité verra l'option Demande de réservation sur Vrbo. Après qu'ils aient réservé votre propriété via Request to book, vous recevrez une demande de réservation à l'adresse Rentals United (elle sera marquée d'une couleur bleue). Cette réservation ne bloquera pas encore la disponibilité de votre calendrier.

Les demandes de réservation peuvent être confirmées ou refusées sur la plateforme Rentals United et via l'API. Vous pouvez consulter les instructions étape par étape sur la façon de confirmer et de refuser les demandes dans la plateforme et via l'API ici.

Lorsque vous confirmez ou rejetez une demande, n'oubliez pas que Vrbo recevra cette information lors de la prochaine synchronisation, de sorte que le changement d'état de la réservation dans Vrbo peut ne pas être instantané.

Confirmer une demande

  1. Ouvrez Guest Planneret recherchez la demande que vous souhaitez confirmer. Les demandes ont une étiquette bleue et sont dans l'état " Demande".

  2. Cliquez sur le bouton Accepter cette demande. Le statut devient Confirmé. La disponibilité est maintenant bloquée.

  3. La demande devient une réservation confirmée.

Rejeter une demande

  1. Ouvrez Guest Planneret recherchez la demande que vous souhaitez confirmer. Les demandes ont une étiquette bleue et sont dans l'état " Demande".

  2. Cliquez sur le bouton Rejeter cette demande.

  3. Le statut de la demande devient Rejeté.

Hôte de contact

Lors de la réservation d'un bien, l'hôte verra l'option Contacter l'hôte dans Vrbo. Vous recevrez un plomb à l'adresse Rentals United (il est marqué en bleu). Cette réservation ne bloque pas la disponibilité de votre calendrier, mais contient moins d'informations qu'une demande de réservation. Pour Vrbo, les pistes peuvent être différenciées des demandes par le texte dans les commentaires "Ceci est une piste". Vous ne pouvez ni l'accepter ni la rejeter. Veuillez encourager les clients à réserver directement sur Vrbo".

Les pistes ne peuvent être ni confirmées ni refusées. Leur but est de vous faire savoir que l'invité a essayé de vous contacter. Vous pouvez contacter l'invité via Guest Communication ou le chat sur le site Vrbo et lui demander d'effectuer une réservation via Vrbo.

Détails de la réservation

Lorsqu'une réservation est reçue, Vrbo nous fournit les données personnelles standard de l'invité (nom, prénom, numéro de téléphone, etc.) et les détails de la réservation (nom de la propriété, nombre d'invités, date, prix). Certains canaux comprennent également des informations supplémentaires. Tous ces détails sont accessibles dans Guest Planner > Big Card ou via les méthodes API utilisées pour récupérer les réservations, par exemple Pull_ListReservations_RQ.

Objet Plus d'informations

Numéro d'invité

Nombre d'animaux

Vrbo partage les informations sur :

  • Nombre d'adultes

  • Nombre d'enfants

  • Nombre d'animaux domestiques

Rentals United additionne le nombre d'adultes et d'enfants et présente le nombre total d'invités. Vous trouverez le nombre total de personnes dans la réservation.

Le nombre d'animaux domestiques est synchronisé et disponible via l'API Rentals United: par exemple en utilisant Pull_ListReservations_RQ...
Politique d'annulation

Vrbo ne fournit pas de politique d'annulation utilisée dans la réservation lors de l'insertion de la réservation. Toutefois, la politique d'annulation est élaborée par Rentals United sur la base des données contenues dans notre système. Notez que la limite de <PolicyText> est de 1000 caractères et que si le texte dépasse cette limite, il sera réduit.

Transférer la réservation à Vrbo

Les réservations créées manuellement dans Rentals United bloquent la disponibilité dans les canaux de vente. Les canaux de vente n'ont pas accès aux détails de la réservation. Vrbo n'a pas non plus accès à ces données - à moins que vous ne les transfériez à Vrbo. Il vous permet de lier une réservation existante sur Vrbo à une réservation manuelle créée sur Rentals United et de gérer toutes vos réservations à partir d'un seul endroit (y compris les modifications et les annulations).

 

Quand l'utiliser ?

  • Obligatoire: Toutes les réservations qui existaient sur Vrbo avant que vous ne vous connectiez à Vrbo via Rentals United.

    Si vous avez déjà reçu des réservations futures dans Vrbo et que vous vous êtes ensuite connecté à Vrbo via Rentals United, vous devrez recréer ces réservations Vrbo dans Rentals United et les transférer à Vrbo. Dans ce cas, vous devez contacter Vrbo pour obtenir une liste des réservations à transférer.

  • Les réservations effectuées hors ligne, c'est-à-dire à la réception ou par téléphone

  • Les réservations n'ont pas été créées dans Vrbo en raison d'une erreur de synchronisation.

 

Avant de commencer

  • Assurez-vous que Vrbo est ajouté à votre compte dans "Services" et que la propriété est connectée à Vrbo - voir ici

  • Assurez-vous que les détails de la réservation créée à l'adresse Rentals United sont identiques à ceux de la réservation disponible à l'adresse Vrbo.

  • Assurez-vous que le prix de la réservation n'est pas "0". Si le prix est "0", vous devrez le modifier avant d'effectuer le transfert vers Vrbo.

  • Le transfert de réservations n'est possible que pour les réservations créées manuellement et dont le statut est "Confirmé".

 

  1. Créez une réservation hors ligne sur Rentals United. Suivez les étapes ici.

  2. Une fois la réservation créée, cliquez sur Actions de réservation et choisissez Transfert vers Vrbo.

  3. Confirmez l'action en cliquant sur Transfert vers Vrbo.

  4. Une fenêtre de confirmation s'affiche si l'action a réussi. Cliquez sur Continuer.

 

Une fois la procédure terminée, Vrbo reliera la réservation dans son système à la réservation que vous venez de créer et de transférer. Grâce à lui, vous pouvez gérer la réservation directement sur Rentals United. Notez que cette réservation sera marquée comme provenant de Vrbo et Vrbo facturera la commission sur cette réservation conformément à votre contrat.

Modifier une réservation

Les modifications de réservation font référence aux changements qui peuvent être apportés au séjour réservé, par exemple sa durée, le nombre de personnes incluses, etc. Dans Vrbo, les invités ne sont pas autorisés à effectuer eux-mêmes des modifications par l'intermédiaire du canal Vrbo. En revanche, il vous incombe de modifier les réservations dans Rentals United ou dans votre PMS. Ensuite, afin de maintenir la synchronisation, Vrbo récupère toutes les réservations de Rentals United dans son système une fois par jour pour vérifier les éventuelles mises à jour.

Par conséquent, lorsqu'il est nécessaire de modifier une réservation, le client doit en faire la demande directement auprès de vous.

Note: Si vous commencez à modifier la réservation dans Rentals United, notre système recalculera automatiquement les nouveaux prix du séjour pour vous. Si vous optez pour le prix proposé, Vrbo recevra des informations sur les coûts supplémentaires inclus dans ce prix (frais et taxes). Toutefois, si vous indiquez un prix différent de celui proposé par notre système, Vrbo ne recevra que le prix total sans les frais et les taxes et, par conséquent, appliquera la majoration d'une manière différente, ce qui entraînera une légère différence de prix.

 

  1. Allez dans l'onglet Planificateur d'invités du menu principal.

  2. Guest Planner s'ouvre et vous pouvez voir toutes les réservations pour toutes les propriétés.

  3. Recherchez la réservation ou la demande de réservation à éditer ou filtrez-la. Cliquez sur la réservation. La page Détails de la réservation s'ouvre. Vous pouvez voir dans la barre supérieure qu'il s'agit maintenant d'une demande. Il est également indiqué par le cadre bleu sous l'en-tête des détails de la réservation. Cliquez sur le bouton Modifier la réservation.

  4. Mettre à jour les coordonnées de l'invité ou les informations sur la propriété. Vous pouvez également changer le statut de la réservation en Confirmé ou Annulé.

  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.

Note: Si une réservation est modifiée sur Rentals United, le prix est recalculé en cas de modification des données suivantes :

  • le nombre de personnes dans la réservation

  • durée du séjour

  • propriété

Les autres mises à jour ne doivent pas déclencher un nouveau calcul des prix.

Annuler une réservation

Les réservations peuvent également être annulées. De même que pour les modifications de réservation, dans Vrbo, les clients ne sont pas autorisés à annuler eux-mêmes leurs réservations par l'intermédiaire du canal Vrbo. C'est plutôt vous qui annulez les réservations sur Rentals United ou votre PMS Ensuite, afin de maintenir la synchronisation, Vrbo télécharge les réservations de Rentals United dans son système une fois par jour pour vérifier s'il y a des changements.

Par conséquent, lorsqu'il est nécessaire d'annuler une réservation, le client doit en faire la demande directement auprès de vous.

Veuillez noter que les annulations font partie des données suivies par l'algorithme Best Match. Vous pouvez annuler 10 % des réservations. Cela signifie que pour annuler une réservation, les 10 premières réservations doivent être acceptées. Si plus de 10 % sont annulés, vous serez pénalisé et tous les biens de votre compte seront déclassés.

 

  1. Allez dans l'onglet Planificateur d'invités du menu principal.

  2. Le tableau de bord Guest Planner s'ouvre et vous pouvez voir toutes les réservations pour toutes les propriétés.

  3. Recherchez la réservation ou filtrez-la. Une fois que vous avez trouvé la bonne carte, cliquez dessus. La page Détails de la réservation s'ouvre. Vous pouvez voir dans la barre supérieure que la demande est maintenant confirmée. Déployez la liste déroulante des états des biens et sélectionnez l'état Annulé.

  4. Sélectionnez qui est à l'origine de cette annulation : vous ou l'invité. Vrbo exige cette information car les réservations annulées par les hôtes sont soumises à des frais supplémentaires. Cliquez sur OK.

  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.